Reduzindo o custo com impressão

Em qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande, é sempre preciso imprimir algo e este é um custo igual ao de telefonia, que não tem como evitar, mas podemos reduzir.

No ano passado, a empresa Quocirca, copatrocinada pela Xerox Corporation, realizou uma pesquisa nos Estados Unidos e na Europa. De acordo com esta pesquisa, 41% dizem que a impressão é responsável por mais de 10% do seu orçamento de TI. No setor financeiro esse número sobe para 65%.

Sua empresa está atenta aos custos de impressões?

O básico para a redução do custo é evitar as impressões desnecessárias e consumir menos tinta. Por exemplo, evite as impressões de e-mails e use a impressora em modo rascunho para uso interno. Quando forem documentos importantes, altere para um modo com uma qualidade impressão melhor. As outras dicas são:

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

GED não é “apenas digitalizar papéis”. É um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens (papel, imagem e som) ou arquivos já criados na forma digital (planilhas eletrônicas, arquivos de texto e etc.).

Entre os seus benefícios está a facilidade de localização de documentos, melhor aproveitamento de espaço físico, evita extravio ou falsificação de documentos e, claro, a redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.

Conscientização

É muito importante que todos na empresa estejam conscientes de que se deve economizar nas impressões, não apenas por causa da questão financeira, mas também ambiental.

Crie campanhas para a redução das impressões, envie e-mails com o tema de “economia nas impressões” e mostre a importância no aspecto ambiental. Mas evite campanhas impressas.

Locação de impressoras

Existem as empresas de locação de impressoras: a ideia de terceirizar algum setor é para ganhar maior espaço físico, ganhar especialização e produtividade ou para economizar financeiramente. Exemplo de terceirização muito comum nas empresas é a contratação de um escritório contábil para ser responsável pela contabilidade da empresa.

Os benefícios de locar impressoras variam de acordo com os serviços oferecidos por cada empresa prestadora deste serviço, mas os principais benefícios da locação são de não terem custos de depreciação da impressora, manutenção inclusa no valor da locação e descontos nas compras de toners ou cartuchos. Em alguns casos pode ser por base de troca gratuita e atendimento no local.

Curiosidade

Existe uma fonte chamada Spranq Ecosans (Ecofont), que é vazada, criada pela empresa Spranq . Nos testes, viram que reduzindo com “furos” cerca de 20% da área da fonte, economizaria no uso de tinta e não haveria prejuízo na leitura quando impressa. Este é o link para o download da Ecofont

Estas foram às dicas para economizar nas impressões e consequentemente ajudar o meio-ambiente e também a todos nós e nossas futuras gerações para um planeta mais sustentável.